11 правил этикета в WhatsApp или основы переписки в мессенджере
Открываем лучшее

Статьи

11 правил этикета в WhatsApp или основы переписки в мессенджере

MANAGEMENT

Автор: Павел Галатенко
Журнал: MANAGEMENT №2 (38) - 2016, www.iso-management.com

Звонить или печатать?

Всё больше и больше людей предпочитают пользоваться новыми видами общения и связи. Многие осваивают такие модные средства связи, как: мессенджеры WhatsApp, Viber, Telegram и другие.

С чем это связано ? Мы устали говорить по телефону ? Или возможность тут же передавать фото, музыку и общаться одновременно с большим количеством собеседников берёт своё?

Видимо и то, и то. Для каждого общения есть своё пространство и свои правила, помогающие достигать поставленных целей. И именно поэтому многие компании как средство связи указывают номер телефона еще и для общения в мессенджере. Ну и, наверное, уже каждый обладатель смартфона и использующий программы быстрого обмена сообщениями хоть однажды, да получал навязчивые или не очень предложения о сотрудничестве или рекламу.

Тем не менее, это факт: мессенджеры входят в нашу жизнь. Многие компании предлагают такое общение наравне с другими каналами, такими как телефонная связь или е-мейл. Как же правильно общаться? И существуют ли вообще какие-то правила общения в таких программах, особенно, если предложение общаться в WhatsApp написано на визитке, или в раделе «Контакты» сайтов крупных компаний, менеджеров по персоналу, руководителей среднего и даже высшего звена?

Можно постараться собрать воедино такие законы. Они касаются личной переписки и деловой.


И вот некоторые из них:

1.     Всегда здоровайтесь!

Мало кому приятно, когда с ним не здороваются и, тем не менее, иногда при переписке в мессенджере это может показаться не важным. Это важно даже если Вы продолжаете старый диалог! И тем более, если начинаете новый! Причем фразы “Доброе утро, день, вечер!” производят более благоприятное впечатление и лучше располагают собеседника к беседе, чем дежурное ”Здравствуйте!”

 

2.      Говорите по делу ! (Если вы, конечно, пишите по делу .. )

Согласитесь, это чувствуется, когда человек пишет Вам по делу, а к сути вопроса не переходит, пропуская вперёд этикетные "Как дела?" и "Что нового?" Если действительно у Вас были дела – этот вопрос уместен, а если их ещё не было – переходите как раз к ним, к делам!

 

3.      Краткость – сестра..

Конечно же, сестра таланта. Если Вы отправляете первое сообщение Вашем абоненту, если это реклама или предложение о сотрудничестве будьте предельно кратки, доброжелательны и показывайте возможности Вашего предложения в первом сообщении. Ведь второго может и не быть. Если собеседник решит, что дальнейшее общение с вами бессмысленно – одним движением пальца Ваш разговор отправляется в спам. И остаётся только звонить. Но, как известно – первое впечатление невозможно произвести дважды.

 

4.      Используйте картинки и ссылки на внешние ресурсы

Конечно же, там где это уместно. Но помните, что человеку проще открыть сайт, картинку или документ, чем ответить Вам на сообщение и тем более позвонить. А картинка лучше всего передает настроение и подробности Вашего предложения.

 

5.      Смайлки – за и против

Использование смайлов определяется, в первую очередь, корпоративной культурой Вашей организации и стиля общения, которого Вы и Ваш собеседник придерживаетесь. В любом случае искреннее выражение Ваших эмоций, может разрядить атмосферу и перевести деловое общение на более простой уровень. Но не злоупотребляйте – излишнее выражение эмоций не всегда полезно делу. Сомневаетесь отправлять смайлики или нет – не отправляйте.

 

6.       “Срочно” - это прямо сейчас или до конца дня ?

Конечно бывают ситуации, когда ответ собеседника Вам нужен в течении 15-20 минут. А бывает что и раньше. Как поступать в этом случае? Ведь программа обмена сообщениями подразумевает некоторую задержку в доставке, получении, просмотре (ведь телефон может быть в этот момент не под рукой) и, конечно, ответе – Вы же не знаете, занят ли Ваш визави другими делами или нет. В данном случае есть три варианта:

1.       Звоните – если вопрос срочный. Считается что достаточно сделать на телефон собеседника два звонка подряд (если он при первом звонке не взял трубку) и, даже если он очень занят, то при первой возможности Вам перезвонят. Негласная бизнес-этика такова: Два пропущенных звонка – это серьёзно. Три пропущенных – это ЧП. Звонить или нет после 21.00? – Звонить, но только если у вас ЧП. Не злоупотребляйте большим количеством звонков по пустякам.

2.       Вместо слова "срочно", пишите в сообщении: до какого времени Вам нужен ответ собеседника, например: "Выслал прайс на почту. Посмотри, все ли цены актуальны. Прайс Елене надо выслать до 17.00, чтобы она могла обсудить всё со своим руководителем, иначе он завтра уезжает на 5 дней".

3.      Если же определённой договорённости о формате и регулярности общения в мессенджере у Вас не было, то приготовьтесь ждать. Может быть, Вам ответят сразу, а может быть завтра. В любом случае, Вы увидите, пришло ли ваше сообщение, и просмотрено ли оно. В конце концов, Вы всегда сможете воспользоваться предыдущими двумя способами, чтобы получить ответ быстрее.

4.     Если же Вы сами пользуетесь такими программами обмена сообщений по работе, возьмите за правило проверять наличие входящих сообщений минимум раз в 2 часа. Предъявляйте к себе более строгие требования, чем к другим - с Вами будет приятно работать и Вам будет место в любом проекте.

 

7.       Думайте, прежде чем написать

Прежде чем писать сообщение, подумайте о том, как кратко и ёмко выразить свою мысль.  Подумайте о том, какой ответ может дать собеседник на Ваше сообщение. И вообще – Ваше сообщение – это вопрос, констатация факта, просьба, совет, предложение о сотрудничестве, или предложение что-то обсудить ? Берегите своё и чужое время – формулируйте фразы правильно. Чтобы собеседнику сразу было понятно, что Вы имеете в виду, и ему не надо было бы переспрашивать и путаться в догадках. Для этого пользуйтесь знаками препинания и грамматикой, избегайте излишних сокращений, и ставьте знаки вопроса, если Вы всё-таки спрашиваете о чём-то.

 

8.      Проверьте, прежде чем отправить..

Прежде чем отправлять сообщение – перепроверьте его. Особенно если пользуетесь современными системами корректировки текста, такими как “Т9”, например. Сколько казусов, откровенно смешных и неприятных ситуаций пришлось пережить многим людям из-за непроверенных и отправленных сообщений, корректировки в которые внесли эти системы,  - знает только Всевышний. Будьте благоразумны и последовательны: подумал – напиши, написал – проверь, проверил – просмотри ещё раз всё сообщение и потом только отправь.

 

9.      Звоните!

Если у Вас есть сомнения, правильно ли Ваши мысли, отправленные при помощи мессенджера, будут восприняты, – звоните. Лучше сказать всё сразу правильно и  нужной интонацией, чем решить, что Ваш собеседник телепат, который внимательно сидит у телефона, думает о Вас, ждет, когда Вы напишите, и конечно, воспримет всё именно так, как Вы думали. Как правило, всё совсем наоборот. Один из законов Мерфи гласит: "Если что-то может быть понято не правильно, это будет понято неправильно". Поэтому или исправьте Ваше сообщение так, чтобы никто не мог его понять неправильно, или отложите идею его отправлять. Звоните и разговаривайте, или возьмите паузу (вдруг к Вам придет вдохновение выразить Вашу мысль по-другому).

 

10.  Читайте! Читайте! И ещё раз читайте!

Чтение развивает возможность излагать свои мысли в тексте и, кстати, в разговорной речи также успешно, как они выглядят и звучат в Вашей голове. Кроме того этот навык пригодится не только при отправке сообщений. Это вообще один из ключевых навыков для совместной работы, и общение с людьми – уметь правильно излагать свои мысли и доносить их в понятной форме.

 

11.   Оторвитесь от телефона и.. общайтесь с живыми людьми вживую..

Помните: общение в телефоне - это лишь одно из средств. Есть и другие! Например, живое общение, живые переговоры, встреча в кафе по делу или нет. И ни один мессенджер не заменит полностью живое общение.

 

Удачи Вам в общении в виртуальном пространстве и в реальной жизни!

 

 


Все статьи

Наш сайт использует cookie и другие метаданные пользователей. Оставаясь на сайте, вы даёте разрешение на обработку этих данных.

X